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一．做好预算计划
年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。
制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。
通常而言，年会预算包括以下几个方面：
1、交通费用
2、会议室/厅费用、会议布置费用
3、住宿费用
4、餐饮费用
5、视听设备
6、演员及节目
7、杂费
二．寻找年会优化方案
地点选择：选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
三．现场考察预订
做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。
会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。
会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
四．会议设施准备
在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。
常见的会议设施：
1、屏幕
2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）
3、录像机
4、VCD
5、音响
6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）
7、镭射笔
8、幻灯机
9、讲台
10、舞台
11、夹纸板
12、大白板
13、签到台
14、名片簿
15、马克笔
16、铅笔
17、信签
18、会议桌椅
19、插线板
20、彩电
21、横幅
22、指示牌
23、告示牌
24、桌卡
25、主席台
26、盆景
27、鲜花
28、背景板
30、隔板
31、灯光照明
32、同声翻译系统
33、产品租赁
五．执行预期计划
按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。
餐饮安排
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
交通安排
重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。
旅游安排
实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。
司仪安排
如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。
秩序维护
对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好
茶歇安排
茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。
摄影摄像安排
摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给
六．会后结算总结
会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验……
会议资料：会议资料的收集和资料的保管
会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票
通讯录：制作通讯录并发送参会人员
总结：对整个会议流程进行详细的总结 信息条形码:1745899101294335 |
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