集团电话是现代办公常用的电话通讯管理手段的一种。使电话管理者可集团性管理外线来电与内线呼出。
    集团电话设备一般由外线与分机构成。外线指接入集团电话中的外线总数。分机是您为您的员工所安排的的电话数量。
    接入常用外线种类：
    1、普通外线：电话局普通线。
    2、ISDN线路：一线通（ISDN）线路。
    3、普通中继线：与普通局用线相同，但可自动联选。
    4、E&M专线：各地电话系统联网专线
    接入常用分机种类：
    普通分机：可安装普通电话分机。
    如您公司人员很多，不可能为每一名员工都安排一部直线电话，即使都安排了一部直线电话也会为将来的管理工作也带来了隐患（主要指电话费用管理），这种情况下您可考虑安装集团电话设备，为每一名员工安排一部分机，外线打入由前台（或电脑话务员）进行信息处理，这样在节约费用的同时，对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系上。
    在使用电话系统的过程中会出现如分机占线或分机无人接听等很多种情况，如没有安装集团电话您很可能会失掉一次在第一时间与您客户联系的机会。不如把这项工作交给集团电话来处理。在分机占线或无人接听时集团电话会按您的需要把电话转到另一分机。如您安装了语音信箱设备，它会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。
    多种情况下您对直线电话的管理只能凭借您员工的自觉性。对话费的管理也是集团电话的一大功能，它不仅会按您的安排为每一分机安排一个密码，如您离开座席不知密码的人无法使用您的分机，而且可以控制每一部分机的国际、国内长途及信息台等。在安装了计费功能后您也可对电话费用管理提出您新的看法来，计费系统会告诉您哪一位员工所打的电话费用最多或最少，打出的电话号码及总费用......
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