会议接待方案的策划从程序上讲，会议接待可划分为会前、会中、会后三个阶段。（1） 与会者到达前应做好的准备工作
    ① 与会者的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、抵达时间、抵达方式、日程安排。
    ② 会议的情况：主题、日程安排、相关活动、会议负责人等。
    ③ 协调有关部门落实接待计划，并做好接待方案。
    ④ 做好安全保卫工作。
    （2） 与会者到达后应做好的服务工作
    ① 接站。受会议邀请而来的贵宾以及那些路途遥远的与会者，都需要会议组委会安排接站。会议组委会可根据来宾乘坐的交通工具情况在来宾抵达前派人去车站、码头、机场迎接。若有重要的外宾或者高级别的领导人与会，就必须安排有关领导或负责人前往迎接。
    ② 根据与会者的具体情况安排住宿。
    ③ 通知与会者活动日程安排，并组织好相关活动。
    ④ 随时征求与会者意见，并满足其合理要求。
    （3） 会议结束后应做好的收尾工作
    ① 征求与会者对接待工作的意见。
    ② 将订购的返程票交到与会者手中。
    ③ 协助与会者结算住宿费等。
    ④ 落实返程安排及送行车辆，送站。
    ⑤ 通知来宾单位接站。
    ⑥ 将接待工作中的有关文字材料整理归档。会议接待人员应当遵循准备充分、规格适当、注意保密、确保安全等基本原则，以期取得会务接待工作的预期效果。
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