条形码打印机和普通打印机的最大的区别就是，条形码打印机的打印原理是以热为基础，以碳带为打印介质（或直接使用热敏纸）完成打印，这种打印方式相对于普通打印方式的最大优点在于：它可以在无人看管的情况下实现连续高速打印。
    条形码打印机最重要的部件是打印头，打印头是由热敏电组构成，打印的过程就是热敏电组发热将碳带上的碳粉转移到纸上的过程。所以在选购条形码打印机的时候，打印头是一个值得特别注意的部件，它和碳带的配合是整个打印过程的最重要部分。每次更换标签纸、碳带的时候，都要先关掉打印机电源，再进行更换。打印头是打印机中最脆弱易损的器件，是件损耗品，最终会损坏，然而不断注意保养，就能延长打印头的寿命。
    由于条码机的打印头是由一排热烫针所组合而成，而且密度愈高的印字头烫针就愈细。打印头断针的现象是很容易看的出来的，你会发现打印出的标签由上到下有一条笔直的，固定的空白线，就表示断针了，打印头断针是无法修补的，只能更换。
    打印机在使用过程中保持打印头清洁，才能保证打印质量，延长打印头寿命每打印完一卷碳带、标签 应该进行打印头的清洁. 这样可以保持打印质量，延长打印头的使用寿命。
    1.清洁打印头：关掉打印机的电源，将打印头翻起，移去碳带、标签纸，用浸有少许打印头清洗液（或75%酒精）的棉签(或棉布)，轻擦打印头直至干净。
    2.清洁滚筒：清洗打印头后，用浸有少许75%酒精的棉签(或棉布)清洗滚筒。方法是一边用手转动滚筒，一边擦洗。
    3.传动系统的清洁和机箱内的清洁：因为一般标签纸为不干胶，其胶容易粘在传动的轴和通道上，再加上有灰尘，直接影响到打印效果，故需经常清洁。方法是用浸有酒精的棉签(或棉布)擦洗传动的各个轴、通道的表面以及机箱内的灰尘。
    4.传感器的清洁：传感器正确的读取纸张的间距和侦测碳带，长时间不作清洁保养，感应器上会沉积散布在空气中的灰尘，久了感应器的光源感受覆盖到一定程度时，机器就会有故障产生，如：检测不到标签纸（表现为：开机标签纸会一直不停的走纸）、检测不到碳带（表现为：错误指示灯亮，LCD显示”OUT OF RIBBON”）。传感器包括碳带传感器和标签传感器，一般一个月至三个月清洗一次，方法是用鼓风装置(吸球即可)吹去传感器上的灰尘。
    注意：清洁打印机的时候（尤其是打印头），保证不要用尖锐的物品，像手指甲、戒指、螺丝刀等接触打印头。