大量的纸质文件电子化，现已成为提高“电子政务”实际效力的主要突破点。经多年基础设施的建设，如我国城市数字化和“信息高速公路”的建设，在硬件和软件方面已基本构建成型，而且数字化效力已经在一定程度上得以发挥。以往十几年甚至几十年来累积的纸质文件的电子化，影响着城市管理者决策时思考和借鉴的深度和广度，更在很大程度上影响着决策效率。显然，纸质文件的电子化在提升电子政务效率方面发挥着积极作用，成为实现政务电子化的重要方式。
应用范围
1将美术图形和照片扫描结合到文件中；
2将印刷好的文本扫描输入到文字处理软件中，免去重新打字之麻烦；
3将传真文件扫描输入到数据库软件或文字处理软件中存储；
4在多媒体产品中添加图像。
CCD的优势在于，经它扫描的图像质量较高，具有一定的景深，能扫描凹凸不平的物体；温度系数较低，对于一般的工作，周围环境温度的变化可以忽略不计。CCD的缺点有：由于组成CCD的数千个光电三极管的距离很近（微米级），在各光电三极管之间存在着明显的漏电现象，各感光单元的信号产生的干扰降低了扫描仪的实际清晰度；由于采用了反射镜、透镜，会产生图像色彩偏差和像差，需要用软件校正；由于CCD需要一套精密的光学系统，故扫描仪体积难以做得很小。
分辨率
扫描仪重要性能指标是光学分辨率，但存在一个误区，分辨率越高越好。从消费角度来看，不应盲目追求高配置，否则将造成资源浪费。综合评价一台扫描仪是优是劣，不能仅从分辨率来看。选购时应根据实际工作需要和输出设备的精度进行选择。 [2]
色彩深度
扫描仪的色彩深度高，就能真实反映原稿的色彩。扫描仪所反映的色彩越丰富，扫描的图像效果就越真实，但是，随之形成的图像文件体积也会增大。